Processo complicado, tem como mudar isso?

Antes de começar, vai um RECADO muito importante:

Este artigo fala sobre como transmitir processos para os colaboradores de forma clara e objetiva.

Sabemos que o mal do varejo é a falta de processo, mas NÃO é esse o foco deste artigo, OK?

Vamos começar então.

Certa vez, uma de minhas colaboradoras disse:

“Realizei desta maneira, pois foi como compreendi.”

Você já ouviu isso de alguém da sua equipe quando um processo operacional ou administrativo foi executado de forma errada?

Sabe o que isso significa? Que seu processo até pode ser bom, mas ele NÃO está claro NÃO vai funcionar.

Muitas empresas criam processos fabulosos que realmente têm tudo para dar certo, exceto por um detalhe: simplicidade! Steve Jobs dizia:

"Este é um dos meus mantras: foco e simplicidade."

Se você parar e analisar o varejo supermercadista, sem dúvida vai perceber que os colaboradores da área de operação possuem algumas peculiaridades:

São jovens em sua maioria e grande parte está em seu primeiro emprego.Têm grau de conhecimento baixo: muitos nem mesmo completaram o ensino fundamental ou médio e não buscam uma qualificação.

Em sua maioria são a “rapa do tacho”, ou seja, ou ele está no primeiro emprego ou já passou por vários e está se excluindo do mercado de trabalho, pois vive de seguro e está apenas de passagem na empresa, esperando ser demitido para receber seu próximo auxílio do governo.

Você deve estar pensando: “nossa que preconceito”, mas não é nada disso, estou apenas demonstrando o cenário real dentro do varejo hoje.

Agora vamos analisar o motivo do varejo conseguir captar, em sua maioria, esses profissionais:

O fim de semana. Sem dúvida este é um dos principais motivos: profissionais mais capacitados possuem mais opções de emprego e acabam focando seu tempo em procurar trabalhos que vão de segunda à sexta.

Hoje existe uma busca constante pelo equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional.

Remuneração é outro ponto que leva profissionais mais capacitados a fugirem do varejo. Mesmo com os salários do varejo aumentando 11,66% em 2016, ainda estão longe do ideal para atrair profissionais mais capacitados.

Como isso interfere no ramo varejista? Simples: você sonha em ver seu filho sendo padeiro ou açougueiro? Se você disse sim, mentiu para si mesmo, pois isso não acontece.

Mas em meio a todo esse cenário que parece caótico, temos a missão de qualificar e preparar estes profissionais. E não é que conseguimos desenvolver gerentes, encarregados e demais cargos de liderança? Parabéns, somos bons, não é?

Agora vamos falar sobre como os processos e a simplicidade na comunicação devem andar juntos.

Antes de começar, entenda que você precisa ter ciência de que NEM TUDO PRECISA DE PROCESSO. Isso mesmo: coisas óbvias e corriqueiras não precisam seguir a metodologia que vou falar abaixo.

Conheci empresas que tinham processo para tudo, até mesmo para como enviar um e-mail. PARA TUDO, você acha que realmente precisa disso? Na minha humilde opinião, NÃO PRECISA!

Bom, primeiro entenda que criar um processo simplificado NÃO consiste em pegar algo complexo e fazê-lo deixar de ser complexo, pois realmente isso não é possível, mas sim, explica-lo de forma simples e objetiva.

Para fazer isso desenhe o processo, pode ser em forma de um MANUAL DE INSTRUÇÃO. Isso mesmo, um manual, mas não aquele como de TV ou celular, que você abre a caixa e joga fora pois é chato de ler e mais rápido de aprender por si só. Você não quer que isso aconteça com o seu, não é?

O manual funciona como um POP (processo operacional padrão), ou seja, você vai escrever todo o seu processo, detalhe a detalhe, mas de forma mais caprichada e menos formal.

Então aí vão algumas dicas:

Não pode passar de 15 páginas! Você sabia que 44% da população brasileira não lê e 30% nunca comprou um livro?

Então não acredite que 100% da sua equipe goste de ler.Ilustrar com desenhos e fotos é essencial pois as pessoas amam o visual e também deixa o manual mais leve, exemplificando seu processo.Letra grande e fonte legível: nada de letras miúdas ou, por acaso você lê as letras miúdas que seu banco utiliza nos contratos?

E para leitura rápida são bem melhores.A capa é muito importante, tem que chamar a atenção e todos os manuais devem ter um padrão, criando uma identidade visual.

Linguagem simples, esse é o foco principal!

Sem termos complexos e palavras em inglês, que gestores ADORAM utilizar para parecerem “COOL” (cool é legal em inglês), desculpa, falei para não utilizar e utilizei.

O layout é de vital importância: deixe ele lindo, faça um bom fundo e capriche nos detalhes, crie um índice e numere as páginas.

Se necessário solicite a ajuda de um designer gráfico, sem dúvida vale o investimento.

"Agora se você não conseguiu pegar o processo e explicá-lo de forma simples, então você não o entendeu bem. Trate de mudar isso imediatamente!"

Depois de montar esse manual ele vai servir de base para treinamentos operacionais e administrativos. Todos devem ter fácil acesso ao material e uma boa impressão e encadernação ajudam muito na apresentação, evitando que ele fique jogado pela loja ou depósito.

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