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Processo Complicado, tem como mudar isso?

Antes de começar, vai um RECADO muito importante:

Este artigo fala sobre como transmitir processos para os colaboradores de forma clara e objetiva.

Sabemos que o mal do varejo é a falta de processo, mas NÃO é esse o foco deste artigo, OK?

Vamos começar então.

Certa vez, uma de minhas colaboradoras disse:

“ Realizei desta maneira, pois foi como compreendi. ”

Você já ouviu isso de alguém da sua equipe quando um processo operacional ou administrativo foi executado de forma errada?

Sabe o que isso significa? Que seu processo até pode ser bom, mas ele NÃO está claro e NÃO vai funcionar.

Muitas empresas criam processos fabulosos que realmente têm tudo para dar certo, exceto por um detalhe: simplicidade! Steve Jobs dizia:

Este é um dos meus mantras: foco e simplicidade.

Se você parar e analisar o varejo supermercadista, sem dúvida vai perceber que os colaboradores da área de operação possuem algumas peculiaridades:

São jovens em sua maioria e grande parte está em seu primeiro emprego.Têm grau de conhecimento baixo: muitos nem mesmo completaram o ensino fundamental ou médio e não buscam uma qualificação.

Em sua maioria são a “rapa do tacho”, ou seja, ou ele está no primeiro emprego ou já passou por vários e está se excluindo do mercado de trabalho, pois vive de seguro e está apenas de passagem na empresa, esperando ser demitido para receber seu próximo auxílio do governo.

Você deve estar pensando: “nossa que preconceito”, mas não é nada disso, estou apenas demonstrando o cenário real dentro do varejo hoje.

Agora vamos analisar o motivo do varejo conseguir captar, em sua maioria, esses profissionais:

O fim de semana. Sem dúvida este é um dos principais motivos: profissionais mais capacitados possuem mais opções de emprego e acabam focando seu tempo em procurar trabalhos que vão de segunda à sexta.

Hoje existe uma busca constante pelo equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional.

Remuneração é outro ponto que leva profissionais mais capacitados a fugirem do varejo. Mesmo com os salários do varejo aumentando 11,66% em 2016, ainda estão longe do ideal para atrair profissionais mais capacitados.

Como isso interfere no ramo varejista? Simples: você sonha em ver seu filho sendo padeiro ou açougueiro? Se você disse sim, mentiu para si mesmo, pois isso não acontece.

Mas em meio a todo esse cenário que parece caótico, temos a missão de qualificar e preparar estes profissionais. E não é que conseguimos desenvolver gerentes, encarregados e demais cargos de liderança? Parabéns, somos bons, não é?

Agora vamos falar sobre como os processos e a simplicidade na comunicação devem andar juntos.

Antes de começar, entenda que você precisa ter ciência de que NEM TUDO PRECISA DE PROCESSO. Isso mesmo: coisas óbvias e corriqueiras não precisam seguir a metodologia que vou falar abaixo.

Conheci empresas que tinham processo para tudo, até mesmo para como enviar um e-mail. PARA TUDO, você acha que realmente precisa disso? Na minha humilde opinião, NÃO PRECISA!

Bom, primeiro entenda que criar um processo simplificado NÃO consiste em pegar algo complexo e fazê-lo deixar de ser complexo, pois realmente isso não é possível, mas sim, explica-lo de forma simples e objetiva.

Para fazer isso desenhe o processo, pode ser em forma de um MANUAL DE INSTRUÇÃO. Isso mesmo, um manual, mas não aquele como de TV ou celular, que você abre a caixa e joga fora pois é chato de ler e mais rápido de aprender por si só. Você não quer que isso aconteça com o seu, não é?

O manual funciona como um POP (processo operacional padrão), ou seja, você vai escrever todo o seu processo, detalhe a detalhe, mas de forma mais caprichada e menos formal.

Então aí vão algumas dicas:

Não pode passar de 15 páginas! Você sabia que 44% da população brasileira não lê e 30% nunca comprou um livro?

Então não acredite que 100% da sua equipe goste de ler.Ilustrar com desenhos e fotos é essencial pois as pessoas amam o visual e também deixa o manual mais leve, exemplificando seu processo.Letra grande e fonte legível: nada de letras miúdas ou, por acaso você lê as letras miúdas que seu banco utiliza nos contratos?

E para leitura rápida são bem melhores.A capa é muito importante, tem que chamar a atenção e todos os manuais devem ter um padrão, criando uma identidade visual.

Linguagem simples, esse é o foco principal!

Sem termos complexos e palavras em inglês, que gestores ADORAM utilizar para parecerem “COOL” (cool é legal em inglês), desculpa, falei para não utilizar e utilizei.

O layout é de vital importância: deixe ele lindo, faça um bom fundo e capriche nos detalhes, crie um índice e numere as páginas.

Se necessário solicite a ajuda de um designer gráfico, sem dúvida vale o investimento.

Agora se você não conseguiu pegar o processo e explicá-lo de forma simples, então você não o entendeu bem. Trate de mudar isso imediatamente!

Depois de montar esse manual ele vai servir de base para treinamentos operacionais e administrativos. Todos devem ter fácil acesso ao material e uma boa impressão e encadernação ajudam muito na apresentação, evitando que ele fique jogado pela loja ou depósito.

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